Dalam buku Aspek Legal Properti: Teori, Contoh, dan Aplikasi (hal. 114), Richard Eddy menjelaskan bahwa somasi diperlukan dalam situasi berikut:

Baca juga: Simak Wewenang Penyelesaian Sengketa Kemitraan Usaha

• Kreditur menuntut ganti rugi dari debitur.
• Debitur melakukan pelaksanaan yang tidak tepat, namun hal tersebut dilakukan dengan niat baik.
• Ketentuan yang tidak terpenuhi pada waktunya. Di sini, meskipun debitur bersedia untuk melaksanakan pelaksanaan tersebut, namun keterlambatan terjadi.

Kemudian, Pasal 1238 KUH Perdata memuat dasar hukum untuk somasi, menyatakan bahwa debitur dianggap lalai melalui surat perintah, atau bentuk akta serupa, atau berdasarkan perjanjian sendiri, jika perjanjian tersebut menyebabkan debitur dianggap lalai setelah melewati batas waktu yang telah ditentukan.

Adapun unsur yang wajib disertakan dalam surat somasi, menurut Jonaedi Efendi, tidak terikat pada format baku. Meskipun demikian, pengirim surat somasi harus secara jelas menyatakan pihak yang dituju, masalah yang dihadapi, dan tuntutan yang harus dilaksanakan oleh penerima somasi (hal. 372).

Hal serupa diungkapkan oleh Richard Eddy dalam Aspek Legal Properti: Teori, Contoh, dan Aplikasi (hal. 116), yang menjelaskan tiga hal utama yang sebaiknya disertakan dalam surat somasi: Hal yang perlu diinginkan; Dasar untuk tuntutan tersebut; dan Jangka waktu pelaksanaan tuntutan.

Dalam membuat surat somasi, berikut langkah-langkahnya yang perlu diperhatikan:

• Penggunaan kop surat instansi jika relevan.
• Pengidentifikasian calon tergugat secara jelas, baik individu maupun instansi.
• Penjelasan yang tepat tentang substansi permasalahan dan tuntutan yang diberikan.
• Memberikan tenggat waktu kepada calon tergugat untuk melaksanakan tuntutan.
• Spesifikasikan tindakan hukum yang akan diambil terhadap calon tergugat jika tuntutan tidak dipenuhi.
• Menyertakan tanda tangan dan nama yang jelas.

Selain itu, perhatikan beberapa hal dalam pembuatan surat somasi, seperti:

Sampaikan informasi latar belakang permasalahan secara rinci dalam surat somasi. Pastikan surat somasi menyertakan perintah atau teguran yang jelas. Klarifikasi setiap permintaan yang diajukan dalam surat somasi dengan alasan yang tepat untuk menghindari komplikasi di masa mendatang. Berikan peluang untuk negosiasi dalam surat somasi, sehingga masalah dapat diselesaikan secara efektif dan menghasilkan solusi yang menguntungkan semua pihak.

Setelah surat somasi dikirim, Jonaedi menekankan pentingnya menciptakan berita acara penerimaan somasi oleh calon tergugat. Ini berfungsi sebagai bukti bahwa penggugat telah berusaha menyelesaikan permasalahan secara damai sebelum mengajukan gugatan ke pengadilan. Proses ini juga memberi pandangan awal kepada hakim bahwa tergugat tidak memiliki niat baik (hal. 372).

Baca juga: Simak 6 Jenis Perjanjian Bisnis yang Wajib Diketahui